INFORMAZIONE ISTITUZIONALE/4 - L'UFFICIO QUALITA' DELL'AZIENDA ENTE PUBBLICO

All’art. 2 la Legge 150 stabilisce che “le attività di informazione si realizzano attraverso il portavoce e l’ufficio stampa e quelle di comunicazione attraverso gli uffici per le relazioni con il pubblico nonché attraverso analoghe strutture quali gli sportelli per il cittadino, gli sportelli unici della pubblica amministrazione, gli sportelli polifunzionali e gli sportelli per le imprese”.
Il primo elemento che si rende evidente è il diverso peso che la legge assegna a questi canali, stabilendo che l’Urp si configura come obbligatorio mentre l'ufficio stampa e il portavoce sono facoltativi.
Di fatto la legge attribuisce la centralità all’Ufficio per le relazioni con il pubblico, affermando, all’articolo 8, che la sua attività, indirizzata ai cittadini singoli e associati, deve essere riorganizzata dalle pubbliche amministrazioni entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della legge, provvedono, nell'esercizio della propria potestà regolamentare, alla ridefinizione dei compiti e alla riorganizzazione degli uffici per le relazioni con il pubblico secondo i seguenti criteri:
a) garantire l'esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni;
b) agevolare l'utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l'illustrazione delle disposizioni normative e amministrative, e l'informazione sulle strutture e sui compiti delle amministrazioni medesime;
c) promuovere l'adozione di sistemi di interconnessione telematica e coordinare le reti civiche;
d) attuare, mediante l'ascolto dei cittadini e la comunicazione interna, i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti;
e) garantire la reciproca informazione fra l'ufficio per le relazioni con il pubblico e le altre strutture operanti nell'amministrazione, nonché fra gli uffici per le relazioni con il pubblico delle varie amministrazioni”.
L’Urp è, di fatto, l'ufficio qualità dell'azienda ente pubblico. E’ il luogo fisico dell’incontro tra i cittadini e la Pubblica Amministrazione, che serve ai primi per conoscere concretamente l’attività dell’Ente e i riflessi sulla propria vita e attività quotidiana, e all’Amministrazione per registrare e analizzare pregi e criticità, al fine di meglio sviluppare i primi e di correggere le seconde.
L’Urp è il laboratorio della qualità, il luogo del confronto, dell’incrocio dei dati, il crocevia di tutte le informazioni. E serve per migliorare e per rendere sempre più aderente ai bisogni dei cittadini il “prodotto” dell’attività amministrativa.
In quest'ottica la comunicazione interna assume un ruolo fondamentale e l’innovazione è al centro di questo processo, poiché in una macchina complessa quale è qualsiasi pubblica amministrazione, è fondamentale disporre di strumenti efficaci per la condivisione e l’implementazione dei contenuti.
In questo costante scambio di informazioni tra il cittadino e gli uffici in cui l’Urp funge da interfaccia, un ruolo particolare è ricoperto dall’Ufficio stampa, che tratta le notizie di rilievo pubblico, trasmettendo ai media una informazione completa ed esaustiva riguardo ai singoli temi.