L'Uffficio stampa istituzionale non è un obbligo, ma una scelta della Pubblica amministrazione. Lo dice la legge. Si può fare o non fare, ma nel momento in cui si decide per il sì, è obbligatorio seguire alcune regole.
L’articolo 9 della Legge 150 infatti che:
1 - le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, possono dotarsi, anche in forma associata, di un ufficio stampa, la cui attività è in via prioritaria indirizzata ai mezzi di informazione di massa.
2. Gli uffici stampa sono costituiti da personale iscritto all'albo nazionale dei giornalisti. Tale dotazione di personale è costituita da dipendenti delle amministrazioni pubbliche, anche in posizione di comando o fuori ruolo, o da personale estraneo alla pubblica amministrazione in possesso dei titoli individuati dal regolamento di cui all'articolo 5, utilizzato con le modalità di cui all'articolo 7, comma 6, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni, nei limiti delle risorse disponibili nei bilanci di ciascuna amministrazione per le medesime finalità.
3. L'ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall'organo di vertice dell'amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell'amministrazione.
4. I coordinatori e i componenti dell'ufficio stampa non possono esercitare, per tutta la durata dei relativi incarichi, attività professionali nei settori radiotelevisivo, del giornalismo, della stampa e delle relazioni pubbliche. Eventuali deroghe possono essere previste dalla contrattazione collettiva di cui al comma 5.
5. Negli uffici stampa l'individuazione e la regolamentazione dei profili professionali sono affidate alla contrattazione collettiva nell'ambito di una speciale area di contrattazione, con l'intervento delle organizzazioni rappresentative della categoria dei giornalisti. Dall'attuazione del presente comma non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
Ciò che, in primo luogo, emerge dall’esame di questo articolo è il carattere facoltativo dell’ufficio stampa. Al comma 1 è infatti scritto che le Amministrazioni “possono” dotarsene, anche in forma associata. L’Ufficio stampa viene dunque considerato come l’opportunità, il valore aggiunto nell’attività di una pubblica amministrazione che sceglie di garantire pienamente la trasparenza ai cittadini amministrati. Il fatto però, che l’utilizzo di un ufficio stampa sia facoltativo, non esime le pubbliche istruzioni dal seguire alcune regole precise nel momento in cui decidano di dotarsene. E queste regole, previste nei commi successivi, obbligano a utilizzare “personale iscritto all'albo nazionale dei giornalisti”, a nominare un capo ufficio stampa e, tramite quest’ultimo, a “curare i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell'amministrazione”.
Sempre al comma 1 l’articolo 9 della Legge 150 stabilisce che l’attività dell’ufficio stampa è indirizzata in via prioritaria agli organi di informazione, non escludendo, dunque, altri target.
E' ormai assodato che tutti gli uffici stampa istituzionali svolgono la propria attività attraverso due canali. Il destinatario finale resta in ogni caso il cittadino, che, però, è raggiunto dall'informazione istituzionale sia atteraverso la mediazione degli organi di informazione (stampa, radio, tv, web), sia direttamente, attraverso prodotti informativi autonomi degli enti.
Nelle redazioni è cambiato il modo di fare notizia. Con la velocità di difffusione della rete, lo scoop vecchia maniera non esiste più. Il valore aggiunto oggi sta nel "making sense", nel dare senso alle informazioni mettendo a sistema ciò che proviene dalle diverse fonti, a partire da quelle istituzionali e ufficiali (come gli uffici stampa), fino a quelle private e personali.
E’ estremamente importante, dunque, nel lavoro di un ufficio stampa istituzionale, curare la precisione del punto di vista. L’addetto stampa deve avere la consapevolezza del suo ruolo di fonte ufficiale e deve quindi porre massima attenzione all'attendibilità e alla completezza dei suoi contenuti. Il comunicato stampa che arriva in redazione è un pezzo della notizia, è il punto di vista dell’ente. E' una parte del tutto, ma, anche se parte, deve essere perfettamente autonoma. Come un ingranaggio, la cui perfezione formale e sostanziale permette il funzionamento dell’intera macchina, che al contrario, in assenza di questa perfezione, si inceppa o si ferma, o lavora male. In quanto fonte, inoltre, l’addetto stampa è in costante confronto e colloquio con i colleghi delle redazioni: per fare bene la sua parte ha infatti bisogno di conoscere con precisione il contesto in cui opera e in cui si muove la sua notizia.
In virtù del fatto che il principale compito dell’informazione istituzionale è quello di garantire la trasparenza nei confronti dei cittadini, il giornalista dell’ufficio stampa ha però anche un altro target, che si identifica con lo stesso cittadino, al quale in alcuni casi ci si deve rivolgere direttamente, senza la mediazione degli organi di informazione. Per ragioni di spazio e di vocazione, infatti, i media operano necessariamente delle scelte, tagliando la notizia in base alle loro esigenze comunicative e quindi non si può pretendere da loro che forniscano notizie fotocopia dei comunicati, né notizie esaustive relativamente ad alcuni aspetti (esatti riferimenti normativi, schede, mappe, modulistica, link...).
Nessun giornale ad esempio, pubblicherà integralmente le regole di un nuovo piano regolatore, ma si soffermerà, invece, sui suoi principi ispiratori, sugli elementi innovativi, sulle criticità, sulle reazioni delle parti sociali e degli stake holders. Notizie complete e dettagliate al riguardo, però, sono di estremo interesse per la cittadinanza, che ha la necessità di conoscere alcuni argomenti, o parte di essi, nei minimi dettagli.
Rispetto a scelte determinanti che modificano radicalmente le abitudini dei cittadini (una pedonalizzazione, un cambiamento consistente nella raccolta dei rifiuti, l’apertura o la chiusura di zone della città…) c'è bisogno di una informazione verticale, che vada dalle motivazioni amministrative e politiche che hanno spinto l’amministrazione a compiere determinate scelte fino ai dettagli tecnici dei provvedimenti adottati. In questo risiede la specificità della comunicazione istituzionale di tipo diretto, parte della quale è affidata anche all'Ufficio stampa, a completamento e a supporto dell'attività curata dall'Ufficio comunicazione.
Anche in questo non si esclude il rapporto con i media, che possono attingere a queste informazioni sia per elaborare i dati forniti, sia, semplicemente, per rimandare ad esse i cittadini segnalando link e indirizzi.
Questa seconda attività dell'ufficio stampa è possibile oggi più di ieri grazie alla forza della rete, ma anche il supporto cartaceo gioca un ruolo fondamentale, soprattutto nei confronti di quelle fasce della cittadinanza, ancora discretamente consistenti, che non sanno usare il web o non possono usarlo a causa del digital divide.
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